A imagem mostra dois profissionais realizando uma auditoria de frete.

Auditoria de frete: o que é, benefícios e como fazer

Os serviços de auditoria de frete podem ajudar uma empresa a negociar taxas futuras de transporte com mais sucesso – e, o mais importante, escolher melhores estratégias de entrega com as transportadoras mais eficientes.

Devido ao complexo sistema de preços de tarifas na indústria logística, há altas chances de ocorrerem erros no faturamento. Assim, ocasionalmente, também podem ocorrer atrasos.

A Auditoria de processos logísticos é normalmente fornecida por um serviço de terceiros e implica o exame cuidadoso das notas fiscais da transportadora. Eles caçam erros de faturamento, remessas classificadas de forma errada, quebras de peso tarifário não aplicadas e quaisquer outras taxas que possam ser recuperadas devido a erros.

Em poucas palavras, identifica boas práticas de trabalho e oportunidades de melhoria ou otimização dentro da cadeia logística de uma organização por meio de uma avaliação objetiva.

Além disso, mapeia um caminho que leva tanto à melhoria qualitativa dos serviços quanto à economia logística e à redução de custos.

Auditoria logística e Auditoria de Frete

O objetivo de uma Auditoria Logística é examinar objetivamente as operações e fluxos de logística e transporte existentes da empresa, avaliar a eficiência dos sistemas e processos em vigor e fornecer à organização recomendações e diretrizes sobre sua cadeia de suprimentos e gestão de fretes.

Uma auditoria de frete geralmente cobrirá tanto o transporte de entrada e saída, bem como outras atividades relacionadas à logística, como gestão de estoque, armazenagem ou conformidade comercial.

Além do mais, alguns pontos podem ser auditados, como preços indevidos, cálculos com base em tabelas não negociadas, serviços que não foram executados, cobranças em duplicidade.

Benefícios da auditoria de frete

Além de economizar custos para sua empresa, uma auditoria de frete também fornece dados para identificar pontos fracos, colapsos logísticos e destacar melhorias.

Ter essas informações também proporciona vantagem quando se trata de sua negociação de contratos de frete e seria tolice não usar essas ferramentas para negociar descontos e taxas mais baixas. Confira seus benefícios:

1 – Menor divergência entre os valores de frete

A auditoria de processos logísticos verifica divergências entre os valores de frete determinados em contrato com as transportadoras, além de identificar cobranças duplicadas, erros de cálculos ou a cobrança de serviços que não foram realizados pelos transportadores contratados.

Dessa forma, podemos dizer que é um modo de aumentar a segurança das operações contra fraudes, assim como contribuir para o melhor encaixe do fluxo de caixa das empresas que aderem a esta prática.

2 – Aperfeiçoamento da gestão

A auditoria de frete pode otimizar as operações logísticas e, com isso, aperfeiçoar a gestão, reduzir custos, eliminar erros e facilitar a entrada e a saída de valores, entre outras atividades.

3 – Controle das finanças

As finanças podem ser controladas com a auditoria logística, pois os gestores conseguem identificar erros e resolver problemas, como gastos desnecessários de recursos e tempo. Consequentemente, a organização passa a lucrar.

4 – Impede fraudes

Com a auditoria de fretes é possível analisar o que já foi pago e verificar se houve algum tipo de falsificação em detalhes do pedido, como o peso da carga, a fim de aumentar o preço do frete. Outro tipo de fraude que pode ocorrer é a modificação da tabela de fretes.

5 – Garante qualidade

Após realizar o processo de auditoria de processos logísticos, a empresa compreende onde pode investir e quais melhorias deve realizar. Assim, as operações e as entregas se tornam ainda mais qualificadas e os clientes finais e empresa ficam satisfeitos.

6 – Visão completa sobre os negócios

A otimização e aprimoramento do negócio, é um reflexo das auditorias logísticas realizadas com periodicidade adequada. Além disso, várias informações e dados importantes para aprimoramento são gerados como: a periodicidade de serviços prestados, entrada e saída de receitas (fluxo de caixa) além do total do custo da operação, frequência da ocorrência de erros e a formação da tabela de preços.

Como fazer auditoria de frete

Para empresas que desejam crescer e se estabelecer, fazer auditoria de processos logísticos não é uma opção, mas uma necessidade. Confira, a seguir, algumas dicas para colocá-la em prática.

1 – Estabelecer indicadores

Durante a auditoria de frete, os indicadores de controle definidos são fundamentais para determinar as ocorrências em cada processo. Desse jeito, as informações ajudarão a analisar os novos investimentos e onde será necessário  deixar de investir.

Se a média ultrapassar o valor do índice determinado pelos gestores da empresa, deve-se criar um planejamento para estabelecer soluções que possam ajudar a manter o crescimento da organização.

2 – Conferir documentos com periodicidade

Os embarcadores recebem, frequentemente, pré-faturas enviadas pelas transportadoras. Esse documento é um tipo de rascunho com informações sobre a cobrança visando a conferência antes de gerar a fatura completa.

Em vista disso, examine os detalhes dos documentos para assegurar a entrega dos pedidos e evitar erros que impliquem em multas.

3 – Contestar os valores

Examinar e comparar valores ajuda a controlar o saldo, além de facilitar a sua compreensão, a identificação de erros e alguns detalhes, como descontos aplicados pelas operadoras.

Dessa forma, caso encontre alguma irregularidade, entre em contato com a transportadora e conteste os preços e os dados.

4 – Usar a tecnologia a favor do negócio

Hoje em dia, existem diversas ferramentas tecnológicas para ajudar nos processos de auditoria de frete, como softwares automatizados. Dessa forma, é possível automatizar os processos, melhorar o desempenho, reduzir erros e manter os dados mais seguros.

A chave para ter um processo eficiente de auditoria de frete é obter a imagem mais clara de seus dados de envio e contar com uma plataforma com transportadoras qualificadas, como a goFlux.

O que você achou deste artigo? Se você quer se aprofundar mais, recomendamos a leitura do artigo “Como escolher a transportadora certa para sua carga em 5 passos”.

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